1/ Cở sở dữ liệu và Access

– Thế nào là một cơ sở dữ liệu (Database)?

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống thông tin thông thường là các tệp và bảng biểu có mối quan hệ với nhau, cùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý và quản lý theo những yêu cầu đặt ra.

Để mô tả, xử lý, quản lý và làm việc được với CSDL trên máy tính

– Phần mềm Micosoft Access:

ACCESS là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan nằm trong bộ Microsoft Office. Với Access, bạn có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý theo những yêu cầu của người sử dụng. Các thao tác trong Access tương tự như trong Word, Excel … ,

Ngoài ra, bạn có thể lập trình trong Access sử dụng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Access) nhất là có thể xây dựng nên các phần mềm quản lý vừa và nhỏ

2/ Cấu trúc của một CSDL trong Access: gồm 7 thành phần

2.1  Table (bảng)

Bảng là một đối tượng lưu trữ dữ liệu dưới dạng cột và hàng.

Cột (trường – Field): là một thành phần của một cá thể.

Hàng(bản ghi – Record): là một thông tin chi tiết của một cá thể.

2.2 Queries

Là một vấn tin có khả năng trích rút thông tin từ một hoặc nhiều bảng (các bảng phải có quan hệ với nhau) nhằm đưa ra một bảng chứa đầy đủ thông tin thoả mãn yêu cầu đặt ra.

2.3 Forms (mẫu biểu)

Là đối tượng được thiết kế để hiển thị hoặc cập nhật dữ liệu.

2.4 Report (báo cáo)

Là một giao diện đặc biệt được thiết kế để qui định các tính toán và tổng hợp dữ liệu đưa ra máy in .

2.5 Pages (trang)

Một giao diện đặc biệt có khả năng tính toán và tổng hợp dữ liệu, kết xuất thành một trang có phần mở rộng là .htm.

2.6 Macro(tự động hoá)

Là một đoạn chương trình, gồm một dãy các hành động dùng để tự động hoá các thao tác và tổ chức giao diện chương trình.

2.7_Module.

Là đối tượng (thư viện chương trình) dùng để xây dựng các hàm, thủ tục có thể thực hiện được trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các điều khiển.

II/ KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS

1/ Cách khởi động Access.

Thực hiện theo một trong các cách sau:

C1: Vào Start \ Programs \ Microsoft Access

C2: Kích đúp biểu tượng Access trên màn hình Desktop (biểu tượng chìa khoá )

Trên màn hình Access vừa mở ta có các lựa chọn:

– Open a file : Các CSDL vừa mở gần đây nhất

– New: Tạo mới một CSDL (Blank Database).

– New from existing file: Cho phép mở các CSDL đã có

– New from template: Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu có sẵn của Access.

2/ Thoát khỏi Access:

Một số cách thoát:

C1: File \ Exit

C2:Alt + F4

C3: Kích chọn biểu tượng close (x)

3/ Màn hình và các thành phần cơ bản của Access

Thanh Quick Access:

Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo, …

Bên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có thể click nút More Commands.

Vùng làm việc:

Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:

• Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File
• Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới.
• Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.

Thanh Ribbon:

Bên dưới thanh tiêu đề, Access 2016 hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài được gọi là Ribbon, thanh Ribbon có thể chiếm nhiều không gian màn hình, ta có thể thu nhỏ kích thước của Ribbon bằng cách click vào nút Minimize The Ribbon.

Thanh Ribbon được tạo bởi nhiều tab khác nhau, để truy cập vào một tab bạn có thể click trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên của các phím tắt của các tab.

Hầu hết các tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con bên dưới của nhóm. Một số nhóm trong Ribbon có hiển thị nút  , khi click nút này sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng.

Cửa sổ Properties

Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đó. Để mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl +Enter

Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm

• Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng
• Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng.
• Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng.
• Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,…
• All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên

Thanh Navigation Pane

Navigation Pane là khung chứa  nội  dung chính của cơ sở dữ liệu. Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng.

Bằng cách click phải vào tên của đối tượng trong Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như:

đổi tên, sao chép, xoá, import, export một đối tượng…

Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation  Pane.