I/ ĐỐI TƯỢNG BẢNG VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN.

1/ Khái niệm và các quy tắc:

• Bảng là gì? Bảng đối tượng dùng để lưu trữ dữ liệu trong một CSDL, mỗi bảng gồm một số hữu hạn các hàng và cột.

• Cột trong bảng được gọi là trường (Field).Mỗi trường trong bảng được khai báo bởi tên và kiểu dữ liệu tương ứng.
• Hàng trong bảng gọi là bản ghi (Record)

1.2 Một số quy tắc xây dựng bảng dữ liệu.

Quy tắc 1: Mỗi một trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất.

Quy tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau (số trường tối thiểu gọi là khoá cơ bản).

Quy tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này gọi là phụ thuộc hàm).

Quy tắc 4: Có thể thay thế 1 trường bất kỳ (trừ khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến trường khác.

1.3  Các bước tạo và định dạng bảng.

• Khởi động Access.
• Tạo một cơ sở dữ liệu mới.
• Khai báo cấu trúc bảng.
• Sửa cấu trúc bảng.
• Nhập dữ liệu cho bảng.
• Định dạng bảng.
• Sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng.

2/  Một số qui tắc của trường:

2.1.Tên trường:

Là  một dãy kí tự gồm chữ cái, chữ số và gạch nối. Tên phải bắt đầu bằng chữ cái dài tối đa 64 kí tự .

2.2. Kiểu dữ liệu trường (Data Type):

Mỗi một trường bắt buộc phải có một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu này dùng để định dạng thông tin của trường đó .

2.3. Các kiểu dữ liệu của trường:

• Text: Kiểu văn bản( kiểu xâu ký tự ) có độ dài tối đa 255 ký tự.
• Number: Kiểu số gồm các kiểu sau:

. Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.

. Integer: kiểu nguyên đơn ( -32768 đến 32767).

. Long integer: kiểu nguyên kép (-2,147,483,648 đến 2,147,483,647)

. Single: kiểu số thực đơn ( 1.4E.45 đến 3.4E . 38).

. Double: kiểu số thực kép.

• Date/ Time: Kiểu ngày tháng.
• Currency: Kiểu tiền tệ.
• Yes/ No: kiểu logic( đúng / sai)
• Auto number: kiểu tự động đánh số.
• Meno: kiểu ghi nhớ, kiểu văn bản có độ dài khoảng 64.000 kí tự.
• Ole object: kiểu nhúng và kết nối đối tượng( h. ảnh đồ hoạ).

II/ TẠO BẢNG TRONG CƠ SỞ DỮ  LIỆU:

1.1/Tạo bảng bằng Design View.

* Bước 1: Tạo cấu trúc bảng

• Chọn Create\ Ta có bảng cấu trúc sau:

Gõ tên trường ở ô trong cột Field Name.

Chọn kiểu trường trong cột Data Type.

Xác định các thuộc tính của trường trong bảng Properties.

Thao tác tương tự với các trường khác.

• Ghi và đóng bảng cấu trúc
• Thao tác tương tự để tạo cấu trúc cho các bảng khác

* Bước 2: Nhập dữ liệu cho các bảng

• Trên cửa sổ Data base , tại thanh Object chọn Table
• Kích nút Open.
• Nhập dữ liệu vào từ bàn phím sao cho đúng kiểu dữ liệu của trường.
• Ghi và đóng bảng dữ liệu.
• Thao tác tương tự để nhập liệu cho các bảng khác

*** Ví dụ1: Tạo CSDL QL BANHANG gồm các bảng

• Bảng HANGHOA(Mahang, tenhang, dongia, nhaSX, donvitinh)
• Bảng HOADON(maHD, Mahang, ngayHD, soluong)

*** Ví dụ2: Tạo CSDL QLNHANSU gồm các bảng:

• Bảng HOSO(MaVN, hoten, ngaysinh, quequan)
• Bảng LUONG(MaNV,Phucap,BaoHiem, Luong)

2/ Sửa cấu trúc bảng:

**  Để sửa cấu trúc bảng ta chuyển bảng về chế độ Design View bằng cách:

C1: Khi bảng đang mở ở dạng nhập dữ liệu:  Home\View \ Design View.

C2: Database \ Table \ chọn bảng cần sửa \Design View.

C3: Database \ Table \ Kích chuột phải vào bảng cần sửa \Design View.

** Chỉnh sửa cấu trúc tức là:

• Thay đổi tên trường .
• Thay đổi kiểu dữ liệu của trường.
• Thêm trường.
• Xoá trường .
• Thay đổi vị trí của trường.

** Chèn thêm trường: sau khi mở bảng ở chế độ Design, trên lưới thiết kế bảng, chọn vị trí cần chèn thêm trường, chọn một trong các cách sau:

–  C1: Từ Insert chọn Rows.

– C2: Kích phải chuột chọn Insert Rows.

**Xoá trường: Chọn các trường cần xoá, thực hiện một trong các cách.

– C1: Từ Edit chọn Delete Rows.

– C2: Kích phải chuột chọn Delete Rows

** Một số thuộc tính của trường:

Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt một số thuộc tính sau:

2.1/ Field size: Độ rộng của trường.

• Đối với kiểu dữ liệu Text: là số kí tự tối đa trường đó có thể lưu trữ được.
• Đối với kiểu là Number: có thể chọn một trong các dữ liệu sau:

+  Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.

+ Integer: kiểu nguyên đơn

+ Longinteger : kiểu nguyên kép

+ Single: kiểu số thực đơn.

+ Double: kiểu số thực kép.

2.2/ Format: định dạng

Dùng để qui định cung cách hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.

Đối với kiểu dữ liệu là text ta có thể sử dụng  2 kí tự định dạng sau:

“>” : đối với tất cả văn bản khi nhập thành kí tự hoa.

“ <”: đối với tất cả văn bản khi nhập thành kí tự thường.

Đối với kiểu  Date/ Time: ta có thể dùng định dạng sau:

+ dd/mm/yyyy: ngày / tháng / năm.

+dddddd: tháng ở dạng chữ.

2.3/ Input mask: khuôn dạng nhập liệu

Tạo khuôn dạng nhập  liệu cho người nhập

Vd: nhập ngày tháng :…/…/…

Các kí tự 0,9,# ..: là kí tự đại diện cho các chữ số.

0: Vị trí dành cho chữ số 0..9 bắt buộc.

9: Vị trí dành cho chữ số 0..9 không bắt buộc.

#: Vị trí dành cho chữ số, dấu + – dấu cách.

?: Vị trí dành cho chữ cái hoặc dấu cách không bắt buộc.

L: Vị trí dành cho chữ cái hoặc dấu cách  bắt buộc.

A: Vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, bắt buộc.

a: Vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, không bắt buộc.

&: Vị trí dành cho ký tự bất kỳ, bắt buộc.

C: Vị trí dành cho ký tự bất kỳ, không bắt buộc.

2.4/ Decimal places: Xác định số lượng các chữ số sau dấu chấm thập phân.

2.5/ Caption: Đặt tiêu đề cho cột.

2.6/ Defualt value  : Đặt giá trị  ngầm định.

2.7/ Validation rule:   Đặt khoảng giá trị để nhập.

2.8/ Validation text : Thông báo lỗi khi nhập ngoài  giá trị ở Validation rule

2.9/  Required  : Phải nhập dữ liệu hoặc không:

= Yes: Phải nhập.

= No: Có thể nhập hoặc không.

2.10/ Indexed: Sắp xếp theo tệp chỉ mục

= Yes: Sắp xếp theo tệp chỉ mục

= No:  Không sắp xếp theo tệp chỉ mục.

+ Yes(Duplicates ok): cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này.

+ Yes(No Duplicates ): không cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này (thường là các trường khoá)

3/ Trường khoá trong CSDL.

3.1/ Trường khoá là gì: Là trường mà sẽ quy định không có bản ghi nào trùng nhau trong bảng.

3.2/ Cách tạo trường khoá:

• Bước 1: Mở bảng ở chế độ Design View.
• Bước 2: Chọn trường cần làm khoá cho bảng.
• Bước 3:

+ C1: Từ Edit chọn Primary key.

+ C2:  Chọn biểu tượng  Primary key.

+ C3: Kích phải chuột lên trường cần tạo khoá rồi chọn  Primery key.

Để bỏ thuộc tính khoá ta làm lại 1 trong 3 cách trên lần nữa.

(*) Chú ý: Trong một bảng, Access mặc định phải có ít nhất 1 trường có thuộc tính là Primary key. Nếu một bảng không có trường nào có thuộc tính khoá, khi ghi bảng lên đĩa, hệ thống đưa ra hộp thoại cho phép tạo trường khoá có tên là ID với kiểu Auto number.