1/ Report (Báo cáo) là gì?

Là dạng đặc biệt của Form được thiết kế đảm nhiệm việc tổ chức in ấn dữ liệu từ các bảng hay truy vấn trong CSDL với các dạng thức khác nhau như: In dạng biểu(hoá đơn, thẻ dự thi, phiếu báo điểm, giấy mời,..), in dạng bảng (Bảng lương, bảng danh sách cán bộ, sinh viên, bảng kê hàng, …)

2/ Cấu trúc của Report gồm:

Report Header: Đầu báo biểu

Page Header : Đầu trang

Detail : Thân (nội dung) báo biểu

Page Footer: Cuối trang.

Report Footer : Cuối báo biểu

3/ Các phương thức tạo Report.

– Design View

– AutoReport

– Report Wizard

4/ Các chế độ hiển thị Report.

Design View.

Print Preview.

Để chuyển giữa các chế độ làm việc với Report ta mở Menu View và chọn Design View hoặc Print Preview.

5/ Các vấn đề thường gặp khi xây dựng Report.

Xây dựng đầu, cuối Báo biểu, đầu trang, cuối trang báo biểu.

Xây dựng thân báo biểu.

Định dạng các ô điều khiển trên báo biểu

Đánh số thứ tự cho báo biểu.

Ngắt trang theo yêu cầu.

Đánh số trang.

6/ Các công cụ thường dùng.

Điều khiển Line, Rectangle để kẻ đường thẳng và hình chữ nhật.

Điều khiển Text box, Label,…

Sao chép ô điều khiển (Edit/Duplicate)

Di chuyển ô điều khiển

Các công cụ định dạng ô điều khiển

Đánh số trang: ta tạo ô Text box và gõ hàm Page.

7/ Một số hàm trong Report

[Page]: chèn số trang hiện thời của báo biểu.

[Pages]: chèn tổng số trang của báo biểu.

Date(): chèn ngày, tháng và năm hiện tại.

Now():chèn ngày, tháng và năm và giờ phút, giây hiện tại.

Các hàm thống kê dữ liệu Max, Min, Sum, Count….

II- XÂY DỰNG REPORT

1/ Tạo Report bằng AutoReport

-> Database \ Report \ New

-> Chọn một trong 2 dạng thức AutoReport.

+ Columnar : Dạng biểu

+ Tabular : Dạng bảng

-> Chọn bảng hay truy vấn làm nguồn

-> Chọn OK

-> Ghi và đóng Report

2/ Tạo Report bằng Report Wizard.

-> Database \ Report \ New

-> Chọn Report Wizard

-> Chọn bảng hay truy vấn làm nguồn  ->Chọn OK

-> Thực hiện theo các chỉ dẫn của hộp thoại Report Wizard.

-> Chọn Finish.

3/ Xây dựng Report bằng Design View

-> Trên cửa sổ Database, chọn Report \ New \ Design View.

-> Sử dụng hộp công cụ Toolbox để tạo các điều khiển trên Report.

-> Định dạng (trình bày) báo biểu.

– Thiết kế thành phần Report Header .

Chọn biểu tượng Label trên thanh Toolbox, kéo vào thành phần Report Header và nhập tiêu đề, định dạng Font, size cho các đối tượng. Để tạo báo biểu thành dạng có khung và viền, ta tạo một đối tượng hình chữ nhật (Rectangle) và các đường thẳng ngăn cách các đường (Line).

– Thiết kế phần chính.

Kéo các trường của trường từ hộp Field List vào phần Detail để tạo các Text Box truy cập đến trường cần báo cáo.

III. SẮP XẾP VÀ TẬP HỢP DỮ LIỆU THEO NHÓM.

1/ Sắp xếp dữ liệu

-> Mở cửa sổ Design view của báo biểu.

-> Mở Menu View \ Sorting and Grouping

-> Chọn tên trường cần sắp xếp ở ô trong cột Field\Expression

-> Chọn cách sắp xếp ở ô tương ứng trong cột Sort order

2/ Tập hợp dữ liệu theo nhóm.

-> Mở cửa sổ Design view của báo biểu

-> Mở Menu View \ Sorting and Grouping.

-> Chọn tên trường cần nhóm và cách sắp xếp dữ liệu.

-> Đặt các tính chất :

+ Group Header là Yes.

+ Group Footer là Yes.

-> Đặt các ô điều khiển ở trên phần đầu và cuối nhóm, dùng các hàm thống kê để tổng hợp dữ liệu trên từng nhóm

Ví dụ: Cho bảng DSTS gồm các trường:

– HOTEN kiểu Text

– PHONGTHI kiểu Number.

– SOBD kiểu Text

– NGAYSINH kiểu Date/Time

– QUEQUAN kiểu Text

Yêu cầu in danh sách thí sinh theo phòng thi.

IV/ IN BÁO BIỂU.

1/ Cài đặt trang : Mở Menu File \ Page Setup.

2./ In ấn : Mở Menu File \ Print.