-
Ứng dụng quản lý dự án với Copilot
-
Ứng dụng quản lý tiến độ dự án với Notion AI
Hỗ trợ tổng hợp báo cáo
Tình huống 1: Tự động hóa biên bản họp định kỳ của nhóm dự án số hóa
Bối cảnh:
Mỗi tuần nhóm dự án họp 2 buổi về tiến độ số hóa, xử lý metadata, và phối hợp với các đối tác kỹ thuật. Biên bản hiện do một thư ký tổng hợp thủ công từ file ghi chú, mất nhiều thời gian và dễ thiếu sót.
Mục tiêu:
Sử dụng AI để tạo quy trình tự động hóa: nhập nội dung thô → trích xuất ý chính → biên bản định dạng chuẩn.
Bài tập:
- Dán nội dung cuộc họp (ghi chú thô) vào AI và yêu cầu: xác định các mục “Nội dung trao đổi – Kết luận – Việc cần làm – Người phụ trách – Deadline”.
- Nhờ AI tạo mẫu biên bản họp thống nhất (template có thể tái sử dụng).
- Viết tóm tắt ngắn (~3 câu) để đưa vào email gửi đội nhóm sau họp.
Tình huống 2: Giám sát tin tức, truyền thông liên quan đến Mộc bản và Trung tâm
Bối cảnh:
Bạn là cán bộ truyền thông nội bộ, được giao theo dõi các bài viết, bài báo, phản hồi người dùng và bình luận mạng xã hội liên quan đến Mộc bản. Mục tiêu là nắm bắt nhận định công chúng, phát hiện kịp thời các bài viết có ảnh hưởng tiêu cực hoặc cơ hội hợp tác truyền thông.
Mục tiêu:
Sử dụng AI để hỗ trợ tổng hợp và tóm tắt tin tức, phân tích xu hướng và hỗ trợ chuẩn bị phản hồi nếu cần.
Bài tập:
- Nhờ AI tổng hợp 5 bài viết gần đây (bạn dán nội dung), trích xuất nội dung chính và tông giọng (tích cực/trung lập/tiêu cực).
- Nhờ AI gợi ý một bản tin nội bộ (~150 từ) cập nhật tình hình truyền thông.
- Viết một phản hồi lịch sự nếu có một bình luận công kích/hiểu nhầm Mộc bản.
Tình huống 3 Thiết kế dashboard theo dõi tiến độ và chất lượng số hóa
Bối cảnh:
Bạn cần báo cáo hàng tháng cho lãnh đạo về: số lượng tài liệu đã số hóa, tiến độ nhập metadata, tỷ lệ lỗi kỹ thuật, và hiệu quả phối hợp với các nhóm kỹ thuật. Hiện các số liệu nằm rải rác ở nhiều file Excel, không trực quan.
Mục tiêu:
Sử dụng AI để hỗ trợ thiết kế dashboard: cấu trúc bảng dữ liệu, công thức tính toán, và đề xuất biểu đồ minh họa.
Bài tập:
- Nhờ AI đề xuất các chỉ số chính cần có trên dashboard số hóa tài liệu.
- Gửi cấu trúc bảng dữ liệu (hoặc mô tả), nhờ AI gợi ý công thức tính tiến độ/thống kê lỗi.
- Gợi ý biểu đồ minh họa cho cấp lãnh đạo (trực quan, ngắn gọn).