1.1.1       Tạo dự án mẫu và timeline bằng AI.

Dựa trên tài liệu “1. Lập kế hoạch.xlsx” về dự án Phát triển Ứng dụng Di động Bán hàng, chúng ta sẽ từng bước sử dụng Microsoft Copilot để hỗ trợ tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý kế hoạch này.

Mục tiêu: Minh họa cách Copilot có thể:

• Tạo báo cáo tiến độ tự động
• Phân tích trạng thái dự án
• Gợi ý hành động kịp thời
• Trực quan hóa dữ liệu thành biểu đồ

1.1.1.1     BƯỚC 1: Kết nối với dữ liệu Excel

Bạn đã có bảng kế hoạch gồm: Công việc, Người phụ trách, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tiến độ, Trạng thái, Ghi chú.

Copilot đọc được các bảng có cấu trúc như thế này và hiểu:

• Cột nào là ngày bắt đầu/kết thúc
• Cột nào phản ánh tiến độ
• Công việc nào đang chậm so với thời hạn

1.1.1.2     BƯỚC 2: Tạo biểu đồ và tổng hợp trực quan

Lệnh mẫu: “Tạo biểu đồ Gantt từ dữ liệu kế hoạch trong sheet 1.”

Kết quả Copilot có thể tạo:

• Biểu đồ tiến độ theo timeline (Gantt chart)
• Biểu đồ thanh so sánh % hoàn thành giữa các công việc
• Biểu đồ ai đang phụ trách việc nhiều nhất

1.1.1.3     BƯỚC 3: Phân tích & phát hiện vấn đề

Lệnh mẫu: “Liệt kê những công việc đang bị trễ hoặc chưa bắt đầu tính đến ngày hôm nay.”

Dựa vào dữ liệu:

• “Thiết kế giao diện”: mới đạt 40% dù sắp đến hạn 15/07
• “Phát triển backend”: chưa bắt đầu (0%) trong khi ngày bắt đầu là 10/07

Copilot sẽ:

• Nhận diện trễ tiến độ
• Đề xuất bổ sung nguồn lực hoặc gia hạn
• Tạo bảng “Rủi ro” nếu bạn yêu cầu

1.1.1.4     BƯỚC 4: Viết báo cáo hoặc email cập nhật

Lệnh mẫu:“Viết email cập nhật tiến độ dự án tuần này để gửi cho toàn nhóm.”

Kết quả:

• Copilot sẽ tổng hợp trạng thái từng đầu việc
• Nêu rõ phần đã hoàn thành, đang thực hiện, chưa bắt đầu
• Gợi ý hành động cho tuần kế tiếp (ví dụ đẩy nhanh phần backend)

1.1.1.5     BƯỚC 5: Chuẩn bị slide trình bày tiến độ

Lệnh mẫu:“Tạo slide PowerPoint trình bày tiến độ dự án với dữ liệu trong Excel.”

Kết quả:

• Slide gồm: giới thiệu dự án, biểu đồ tiến độ, danh sách rủi ro, gợi ý cải tiến
• Phù hợp để báo cáo trước quản lý hoặc khách hàng

Tổng kết: Copilot giúp bạn tiết kiệm thời gian như thế nào