Thực hiện bài thuyết trình bao gôm các phần: giới thiệu, triển khai các vấn đề, kết thúc và đánh
giá kết quả.
-
Phần giới thiệu
Lời chào
Chào đón khán giả là biểu hiện đầu tiên tạo cảm giác cởi mở và thân thiện. Việc chào đón có thể diễn ra trước lúc thuyết trình bằng cách bắt tay, với những câu hỏi xã giao. Đây cũng là dịp tốt để thăm dò thông tin về khán giả. Đặc biệt, Không bao giờ mở đầu bằng một lời xin lỗi Bạn nên gây sự chú ý bằng một thông báo hay thống kê làm cho người nghe ngạc nhiên, hãy tạo
không khí sinh động pha chút hài hước và thuật lại câu chuyện có liên quan . Nên bắt đầu bằng những minh họa cụ thể.
Giới thiệu bản thân
Nên chuẩn bị soạn thảo một đoạn ngắn giới thiệu về bạn (khoảng 500 từ) nói về năng lực của bạn, trình độ, kinh nghiệm làm việc và chuyên môn. Những điều bạn quan tâm và những định hướng trong tương lai. Cố gắng tạo sự cảm thông và cầu nối giữa bạn và khán giả.
Thông điệp
Tạo thông điệp của buổi thuyết trình được truyền đi đến từng khán giả. Cần giải mã thông điệp phù hợp với đối tượng khán giả. Với 2 loại thông điệp đặc trưng là:
-
Thông điệp hướng đến nội tâm bằng cách làm cho khán giả phản hồi lại, suy tư và so sánh.
-
Thông điệp hướng đến ngoại cảnh bằng cách làm cho khán giả tranh luận, tìm tòi hay thực thi những hành động cụ thể.
Trong lúc truyền tải thông điệp nên áp dụng nguyên tắc K.I.S.S (Keep It Short & Simple)
Lời cám ơn
Lời cảm ơn là cách bày tỏ sự trân trọng của bạn đến khán giả tham dự buổi thuyết trình. Đừng quên cảm ơn các thành viên trợ giúp, nhà tài trợ (nếu có) và những khách mời quan trọng.
2. Triển khai các vấn đề thuyết trình
Theo dõi phản ứng khán giả
Bài diễn thuyết được thiết kế trên Power Point không phải lúc nào cũng tối ưu. Việc thiết kế sinh
động giúp khán giả tập trung nhiều hơn. Tuy nhiên nếu người thuyết trình không làm người nghe hưng phấn và tập trung, thì PowerPoint slides sẽ làm cho người xem nhàm chán và là liều thuốc ngủ tốt.
Chọn lọc thông tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả
Sau khi quan sát nhận thấy khán giả không mấy quan tâm phần bạn đang trình bày. Bạn nên có
những chiến thuật thay đổi thích hợp. Một câu chuyện vui làm cho mọi người tỉnh giấc. Nhanh chóng chuyển sang nội dung khác. Âm lượng cần nâng lên cao hơn. Cử chỉ ngôn ngữ cơ thể phải thay đổi tạo sự phấn khởi
Kiểm soát thời gian
Đây là nhân tố rất quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Nếu bạn không kiểm soát được thời gian sẽ dẫn đến hiện tượng khán giả ra về mà bạn chưa hoàn thành bài diễn thuyết. Để kiểm soát thời gian chính xác không có cách nào tốt hơn là phải thực tập nhiều lần trước khi thuyết trình chính thức.
Thực hành cá nhân – chọn một nơi riêng để tập nói. Ghi âm và nghe lại nhiều lần. Nếu thuyết
trình bằng ngôn ngữ thứ hai, thì việc tập luyện sẽ khó khăn gấp bội.
Tạo sự logic trong bài thuyết trình
Các sự kiện nên trình bày theo thứ tự thời gian. Các nội dung liên quan nên liên kết thành nhóm
theo trình tự logic nhất định. Để người nghe đồng ý hay ủng hộ quan điểm của bạn, bạn phải lập luận chặt chẽ và bảo vệ được quan điểm đó trên luận cứ khoa học khách quan. Tránh đưa ra những nhận xét chủ quan, thiếu cơ sở để bảo vệ quan điểm của mình.
Tóm lược nội dung từng phần và chuyển ý
Sau khi trình bày xong một nội dung quan trọng của bài diễn thuyết, bạn nên tóm tắt lại trước khi chuyển sang nội dung khác. Các nội dung sau khi đã được liên kết theo trình tự nhất định, thì việc chuyển tiếp nội dung sẽ làm nổi bật tính logic của bài thuyết trình.
3. Kết thúc buổi thuyết trình
Kết thúc thông điệp và mở ra suy nghĩ mới.
Chuẩn bị kết thúc: tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình. Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: tóm lược toàn bộ bài thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu. Đánh thức khán giả.
Cảm ơn sự lắng nghe.
Sau phần kết luận mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự.
Trả lời câu hỏi
Phần hỏi-đáp quan trọng không kém phần thuyết trình. Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi. Hầu hết câu hỏi đều có mục đích chung. Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn giản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút
Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực. Lắng nghe cẩn thận. Nên trả lời từng câu một. Nếu cần, có
thể đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi. Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả. Kiểm soát thời gian trả lời .
Nên diễn giải lại câu hỏi để người khác có thể nghe rõ và kiểm tra lại bạn có hiểu đúng ý của câu hỏi. Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay, bạn nên khẳng định đây là câu hỏi rất là thú vị nó đòi hỏi nhiều thời gian để nghiên cứu nghiêm túc mới có thể trả lời chính xác được.
4. Đánh giá kết quả
Đối với diễn giả: Khả năng tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả. Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ không? Bạn có nhất quán và theo 1 mục tiêu chính không? Bạn có hài lòng với thông điệp mở đầu và kết thúc không? Bạn có hài lòng với kết quả không?
Đối với thính giả: Bạn có tránh được sự sai lầm ngớ ngẩn nào không. Kỳ vọng của khán giả có đáp ứng được không? Bạn có nhận được phản hồi của thính giả không? Bạn có chắc chắn rằng khán giả hiểu thông điệp của bạn không?
Đánh giá chung buổi thuyết trình: Việc đánh giá từng hạng mục dựa trên cơ sở: Kém, Đạt yêu
cầu, Tốt, và Xuất sắc.
a.Tính hệ thống: Công tác tổ chức chung; phần giới thiệu; phần kết thúc; cách liên kết các phần; mức độ liên quan đến chủ đề; thời gian hợp lý; mức độ trình bày (khó,vừa,dễ).
b. Phong cách: Tiếp xúc cử tọa; sự tự tin;và mức độ hấp dẫn.
c. Ngôn ngữ cơ thể: Tư thế đứng; Sử dụng tay; Dùng mắt; Dùng chuyển động cơ thể; Biểu cảm bằng nét mặt; và Hình dáng bên ngoài (cách ăn mặc,đầu tóc…)
d. Phương tiện hỗ trợ: Số lượng slides; Thiết kế slides; Mức độ sử dụng thành thạo
Mức độ hỗ trợ cho bài thuyết trình
e. Nhận xét chung: nên có những câu nói tóm tắt lại phần chính và có nhận xét khái quát.
f. Thông điệp
Mức độ rõ ràng và nhất quán của thông điệp
Mức độ lập luận có liên kết tốt không
Mức độ cập nhật thông tin
Hiệu quả của thông điệp
