Tình huống 1: Xây dựng kế hoạch gắn kết các bên liên quan cho dự án số hóa Mộc bản

Bối cảnh:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV đang triển khai một dự án kéo dài 3 năm nhằm số hóa toàn bộ Mộc bản Triều Nguyễn, hướng đến bảo tồn lâu dài và mở rộng khả năng truy cập của người dùng trong nước và quốc tế. Để thành công, dự án cần sự đồng hành của các đơn vị như: Cục Văn thư và Lưu trữ, Viện Hán Nôm, các chuyên gia văn hóa – lịch sử, tổ chức UNESCO, nhà tài trợ quốc tế, cộng đồng học giả, và chính quyền địa phương nơi đặt kho lưu trữ.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ xây dựng một kế hoạch gắn kết các bên liên quan rõ ràng và hiệu quả.

Bài tập:

1. Yêu cầu CopilotChat liệt kê các nhóm bên liên quan và nhu cầu/ảnh hưởng của từng nhóm.
3. Nhờ COPILOT gợi ý một khung kế hoạch gồm: mục tiêu – kênh liên lạc – tần suất tương tác – phương thức phản hồi.
5. Viết mô tả ngắn (~150 từ) giới thiệu kế hoạch để dùng trong proposal hoặc truyền thông nội bộ.

Tình huống 2.1: Phân tích dữ liệu định lượng từ khảo sát trải nghiệm người dùng Mộc bản

Bối cảnh:

Sau khi hoàn thiện giao diện tra cứu trực tuyến Mộc bản Triều Nguyễn, Trung tâm thực hiện khảo sát online với hơn 40 người dùng trong 2 tháng. Bộ dữ liệu gồm các thông tin như: độ tuổi, ngành nghề, số lần truy cập, đánh giá về tốc độ, độ chính xác, giao diện, mức độ hài lòng tổng thể, v.v. Dữ liệu hiện ở định dạng Excel.

Dữ liệu

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để phân tích và trực quan hóa dữ liệu nhằm rút ra insight phục vụ nâng cấp hệ thống.

Bài tập:

1. Hỏi CopilotChat cách phân loại và làm sạch dữ liệu (loại bỏ giá trị thiếu, chuẩn hóa giá trị đánh giá…).
3. Nhờ COPILOT gợi ý biểu đồ phù hợp để thể hiện mức độ hài lòng theo nhóm tuổi/nghề nghiệp.
5. Yêu cầu COPILOT viết phần tóm tắt kết quả phân tích (~100 từ) để đưa vào báo cáo hàng quý.

Tình huống 2.2: Phân tích dữ liệu định tính từ hội thảo nghiên cứu Mộc bản

Bối cảnh:

Sau một hội thảo học thuật về Mộc bản tổ chức tại Huế, Ban tổ chức thu thập được hơn 100 phản hồi mở từ người tham dự. Các nội dung xoay quanh trải nghiệm sự kiện, góp ý nội dung, mong muốn tiếp cận tài liệu số dễ hơn, và đề xuất hoạt động hợp tác nghiên cứu.

Dữ liệu định tính

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để xử lý phản hồi định tính, nhóm chủ đề và rút ra khuyến nghị cải tiến chương trình trong tương lai.

Bài tập:

1. Yêu cầu CopilotChat đọc nội dung phản hồi và liệt kê 3–5 chủ đề chính.
3. Tạo bảng phân loại phản hồi theo các chủ đề (ví dụ: nội dung học thuật – trải nghiệm tổ chức – nhu cầu tiếp cận tài liệu).
5. Nhờ COPILOT viết phần kết luận với các khuyến nghị hành động cụ thể.

Tình huống 3: Tổ chức sự kiện công bố giai đoạn 1 của Dự án Số hóa Mộc bản

Bối cảnh:

Trung tâm dự kiến tổ chức một sự kiện lớn vào quý IV để công bố hoàn thành giai đoạn đầu tiên (số hóa và biên mục 15.000 bản Mộc), với sự tham dự của Bộ Nội vụ, đại diện UNESCO, trường đại học, viện nghiên cứu, báo chí, và cộng đồng người nghiên cứu Hán Nôm.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ toàn bộ khâu lên kế hoạch sự kiện, truyền thông và hậu cần.

Bài tập:

1. Nhờ CopilotChat gợi ý timeline tổ chức chi tiết trong 8 tuần (từ chuẩn bị đến hậu sự kiện).
3. Soạn mẫu thư mời chuyên nghiệp gửi cho các đối tác quốc tế.
5. Yêu cầu COPILOT viết bài giới thiệu sự kiện để đăng trang chủ hoặc gửi cho báo chí.

Tình huống 4: Tự động hóa biên bản họp định kỳ của nhóm dự án số hóa

Bối cảnh:

Mỗi tuần nhóm dự án họp 2 buổi về tiến độ số hóa, xử lý metadata, và phối hợp với các đối tác kỹ thuật. Biên bản hiện do một thư ký tổng hợp thủ công từ file ghi chú, mất nhiều thời gian và dễ thiếu sót.

Biên bản họp

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để tạo quy trình tự động hóa: nhập nội dung thô → trích xuất ý chính → biên bản định dạng chuẩn.

Bài tập:

1. Dán nội dung cuộc họp (ghi chú thô) vào COPILOT và yêu cầu: xác định các mục “Nội dung trao đổi – Kết luận – Việc cần làm – Người phụ trách – Deadline”.
3. Nhờ COPILOT tạo mẫu biên bản họp thống nhất (template có thể tái sử dụng).
5. Viết tóm tắt ngắn (~3 câu) để đưa vào email gửi đội nhóm sau họp.

Tình huống 5: Kiểm soát chi phí và lập báo cáo tài chính cho dự án số hóa

Bối cảnh:

Dự án số hóa Mộc bản có nhiều nguồn chi (mua thiết bị, thuê nhân lực số hóa, chi phí phần mềm, đối tác kỹ thuật). Việc tổng hợp chi phí theo từng hạng mục vẫn đang được thực hiện thủ công bằng Excel. Báo cáo định kỳ phải nộp hàng quý cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Việc phân loại, thống kê, và lập biểu mẫu thường mất nhiều ngày.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ xây dựng khung theo dõi ngân sách – phân loại chi phí, phát hiện chi bất thường, và gợi ý nội dung báo cáo tài chính rõ ràng, dễ hiểu.

Bài tập:

1. Yêu cầu CopilotChat gợi ý danh mục các hạng mục chi phù hợp với dự án số hóa tài liệu.
3. Nhờ COPILOT đề xuất cách trình bày báo cáo tài chính quý theo mẫu bảng.
5. Soạn phần mô tả tóm tắt (3–5 dòng) về tình hình sử dụng ngân sách để đưa vào báo cáo gửi cấp trên.

Tình huống 6: Hỗ trợ tuyển dụng chuyên viên xử lý tài liệu số

Bối cảnh:

Trung tâm cần tuyển một chuyên viên mới cho vị trí xử lý và kiểm tra chất lượng metadata tài liệu số. Bạn được giao soạn thảo mô tả công việc, chuẩn bị phỏng vấn và xử lý 5 hồ sơ ứng viên. Ngoài năng lực kỹ thuật, bạn cũng muốn tìm người phù hợp về phong cách làm việc nhóm, chi tiết, và hiểu công việc lưu trữ văn hóa.

Hồ sơ ứng viên

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ soạn tin tuyển dụng, lọc CV, thiết kế bộ câu hỏi phỏng vấn linh hoạt và soạn email phản hồi.

Bài tập:

1. Nhờ COPILOT viết mô tả công việc rõ ràng, hấp dẫn và thân thiện.
3. Gửi mẫu CV, nhờ COPILOT đánh giá và gợi ý ưu – nhược điểm ứng viên.
5. Soạn 3 câu hỏi phỏng vấn tình huống và gợi ý cách đánh giá trả lời.

Tình huống 7: Viết script xử lý metadata tự động

Bối cảnh:

Metadata được nhập tay từ nhiều nguồn dẫn đến lỗi: thiếu dấu, ký tự lạ, định dạng ngày tháng không thống nhất. Việc xử lý lại thủ công rất mất thời gian. Trung tâm muốn thử viết script tự động hóa bước làm sạch và kiểm tra metadata.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ viết đoạn mã đơn giản (Python, Google Sheets Script…) để phát hiện và sửa lỗi phổ biến trong metadata.

Bài tập:

1. Yêu cầu COPILOT gợi ý checklist các lỗi thường gặp trong metadata tài liệu lưu trữ.
3. Cung cấp ví dụ 3 dòng dữ liệu và nhờ COPILOT viết script đơn giản để làm sạch.
5. Nhờ COPILOT xuất file báo cáo lỗi metadata (nếu có) để người kiểm tra xác nhận.

Tình huống 8: Tổng hợp tài liệu học thuật phục vụ nghiên cứu Mộc bản

Bối cảnh:

Bạn chuẩn bị viết bài nghiên cứu có liên quan đến nội dung trong Mộc bản triều Minh Mạng. Để chuẩn bị phần lý thuyết, bạn cần tổng hợp tài liệu quốc tế về chủ đề: chế độ khoa cử, quản trị hành chính, và vai trò văn bản triều đình trong giai đoạn này.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ tìm kiếm, tóm tắt và trích xuất thông tin từ các bài nghiên cứu quốc tế.

Bài tập:

1. Nhờ COPILOT gợi ý từ khóa học thuật và tiêu đề nghiên cứu phù hợp để tìm tài liệu.
3. Dán nội dung bài báo (hoặc tóm tắt), nhờ COPILOT rút ra luận điểm chính.
5. Nhờ COPILOT giúp tạo bảng tổng hợp các nghiên cứu theo: Tác giả – Năm – Chủ đề – Kết luận chính.

Tình huống 9: Giám sát tin tức, truyền thông liên quan đến Mộc bản và Trung tâm

Bối cảnh:

Bạn là cán bộ truyền thông nội bộ, được giao theo dõi các bài viết, bài báo, phản hồi người dùng và bình luận mạng xã hội liên quan đến Mộc bản. Mục tiêu là nắm bắt nhận định công chúng, phát hiện kịp thời các bài viết có ảnh hưởng tiêu cực hoặc cơ hội hợp tác truyền thông.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ tổng hợp và tóm tắt tin tức, phân tích xu hướng và hỗ trợ chuẩn bị phản hồi nếu cần.

Bài tập:

1. Nhờ COPILOT tổng hợp 5 bài viết gần đây (bạn dán nội dung), trích xuất nội dung chính và tông giọng (tích cực/trung lập/tiêu cực).
3. Nhờ COPILOT gợi ý một bản tin nội bộ (~150 từ) cập nhật tình hình truyền thông.
5. Viết một phản hồi lịch sự nếu có một bình luận công kích/hiểu nhầm Mộc bản.

Tình huống 10: Thiết kế dashboard theo dõi tiến độ và chất lượng số hóa

Bối cảnh:

Bạn cần báo cáo hàng tháng cho lãnh đạo về: số lượng tài liệu đã số hóa, tiến độ nhập metadata, tỷ lệ lỗi kỹ thuật, và hiệu quả phối hợp với các nhóm kỹ thuật. Hiện các số liệu nằm rải rác ở nhiều file Excel, không trực quan.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ thiết kế dashboard: cấu trúc bảng dữ liệu, công thức tính toán, và đề xuất biểu đồ minh họa.

Bài tập:

1. Nhờ COPILOT đề xuất các chỉ số chính cần có trên dashboard số hóa tài liệu.
3. Gửi cấu trúc bảng dữ liệu (hoặc mô tả), nhờ COPILOT gợi ý công thức tính tiến độ/thống kê lỗi.
5. Gợi ý biểu đồ minh họa cho cấp lãnh đạo (trực quan, ngắn gọn).