Thực hành cơ bản
Tóm tắt + đề xuất cấu trúc lưu trữ
- Bài tập: Cho đoạn mô tả nội dung tài liệu (Huyền thoại về C759 anh hùng qua chùm ảnh của Nghệ sĩ Nhiếp ảnh Mầu Hoàng Thiết), yêu cầu:
- Tóm tắt nội dung trong 1 đoạn văn.
- Chuẩn bị bài đăng phù hợp với các nền tảng mạng xã hội (facebook, tiktok, instagram)
- Mục tiêu: Kết hợp kỹ năng tóm tắt và trích xuất thông tin;
Chuyển đổi nội dung thành hướng dẫn nghiệp vụ
- Bài tập: Dán một đoạn trích dẫn từ văn bản pháp lý liên quan đến lưu trữ (Luật Lưu trữ 2024), yêu cầu:
- Chuẩn bị nội dung đó dưới dạng hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ không chuyên
- Thiết lập thông tin lưu trữ cho tài liệu này ( tìm hiểu về metadata)
- Mục tiêu: Rèn kỹ năng chuyển ngữ hành chính → thực hành.
So sánh và phân tích thông tin đa nguồn
- Bài tập: Yêu cầu Chat:
- Tìm hiểu các thông tin và dấu mốc lịch sử hình thành Tỉnh Phú Yên
- Viết thành một bài viết có độ dài 200 chữ. ( chọn mô hình phù hợp)
- Mục tiêu: Rèn tư duy phân tích, ứng dụng AI để tra cứu chuyên sâu.
Tạo bộ câu hỏi trắc nghiệm từ tài liệu
- Bài tập: Cho một văn bản nghiệp vụ ngắn (Luật Lưu trữ 2024), yêu cầu:
- Tạo 5 câu hỏi trắc nghiệm để đào tạo nội bộ
- Mục tiêu: Ứng dụng Chat để phục vụ đào tạo và kiểm tra kiến thức.
Tạo mô tả metadata cho tài liệu
- Bài tập: Dán đoạn mô tả nội dung tài liệu (Báo cáo công tác lữu trữ), yêu cầu Chat tạo metadata gồm:
- Tên tài liệu, ngày ban hành, lĩnh vực, từ khóa, loại hình tài liệu, đối tượng sử dụng
- Mục tiêu: Ứng dụng Chat hỗ trợ xử lý nghiệp vụ metadata/tư liệu số.
6. Tạo hướng dẫn kê khai và lưu trữ chứng từ điện tử
- Bài tập: Dựa trên bản nháp quy trình kê khai chi phí đi công tác (Quy trình kê khai), yêu cầu ChatGPT:
- Viết lại thành hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu cho cán bộ kế toán mới vào làm.
- Gợi ý tên file và cấu trúc thư mục lưu trữ chứng từ liên quan (file scan hóa đơn, bảng kê, phê duyệt…).
- Mục tiêu: Hệ thống lại nghiệp vụ kế toán. Tạo hướng dẫn và chuẩn hóa cách lưu trữ chứng từ điện tử. Hình thành tư duy tổ chức dữ liệu cho kế toán.
7. Viết kịch bản video công bố bộ tài liệu mới
- Bài tập: Dựa tài liệu sau (Vụ thảm sát Hướng Điền năm 1955), chuẩn bị kịch bản cho video 2-3 phút
- Viết kịch bản video 1–2 phút
- Gợi ý cách thể hiện video (phối hợp slide, hình ảnh, nhạc nền, lời dẫn…)
- Mục tiêu: Viết kịch bản media có cấu trúc. Tận dụng chat để hỗ trợ truyền thông nội bộ nhanh chóng, chuyên nghiệp.
8. Chuẩn hóa định dạng văn bản hành chính
- Bài tập: Cho đoạn văn bản sau (Bản nháp báo cáo). Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp và chuẩn hoá lại nội dung theo 3 mục chính: Các công việc đã triển khai, người triển khai, dự kiến thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
- Mục tiêu: Rèn kỹ năng rà soát, chuẩn hóa văn bản hành chính, hỗ trợ nhanh các tác vụ lặp lại.
9. Tách số liệu từ nội dung dài
- Bài tập: Từ một văn bản mô tả kết quả hoạt động trong năm (có lẫn số liệu), trích xuất tất cả các con số liên quan đến: Thời gian thực hiện, Kinh phí, Số lượng tài liệu xử lý, Số lớp tập huấn đã tổ chức. Trình bày kết quả trong bảng.
- Mục tiêu: Luyện kỹ năng bóc tách dữ liệu định lượng từ nội dung tự do, phục vụ báo cáo nhanh.
10. Tạo bảng biểu từ văn bản rời rạc
- Bài tập: Văn bản sau mô tả tình trạng kho lưu trữ của nhiều đơn vị (dữ liệu không theo cấu trúc). Hãy tạo bảng gồm các cột: Tên đơn vị; Diện tích kho; Tình trạng thiết bị; Ghi chú khác
- Mục tiêu: Biến văn bản tự do thành bảng biểu có cấu trúc, phục vụ tổng hợp và số hóa thông tin.