Dữ liệu (Data): Các thông số, đặc trưng cơ bản có thực và thu thập được của một đối tượng cần quản lý. Ví dụ: đối tượng cần quản lý là sinh viên, khi đó dữ liệu về 1 sinh viên là họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, lớp, khoa, trường, kết quả học tập, … của sinh viên đó.

File dữ liệu hay bảng dữ liệu (Data File hoặc Data Table): Là một file hoặc một bảng lưu trữ các dữ liệu về cùng một loại đối tượng và có chung một ý nghĩa sử dụng. Các dữ liệu đó có cùng cấu trúc và được lưu trữ dưới dạng bản ghi trong 1 danh sách được đánh chỉ số hoặc trên bộ nhớ ngoài của máy tính

Cơ sở dữ liệu (DataBase): Là tập các file hoặc các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau và có chung một ý nghĩa sử dụng.

Ví dụ cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác tuyển sinh gồm một số bảng dữ liệu sau: bảng dữ liệu hồ sơ thí sinh, bảng dữ liệu quản lý thi, bảng dữ liệu quản lý đánh phách, các bảng dữ liệu quản lý điểm các môn thi theo số phách…. Các bảng này chứa các dữ liệu về các thi sinh của một hội đồng tuyển sinh.

Yêu cầu khi xây dựng 1 csdl

Tính cấu trúc: Dữ liệu trong CSDL phải được lưu trữ theo một cấu trúc nhất định nào đó tương ứng với yêu cầu bài toán hoặc thực tế.

Tính toàn vẹn: Các giá trị dữ liệu được lưu trữ phải thỏa mãn một số ràng buộc, tùy thuộc vào hoạt động của tổ chức mà CSDL phản ánh.

Tính nhất quán: Sau các thao tác cập nhật dữ liệu và ngay cả khi có sự cố xảy ra thì dữ liệu trong CSDL vẫn phải đảm bảo được tính đúng đắn tương ứng với thực tế.

Tính an toàn và bảo mật: CSDL cần được bảo vệ an toàn, ngăn được những truy xuất không được phép và phải khôi phục được CSDL khi có sự cố.

Tính độc lập: một CSDL phục vụ cho nhiều mục đích khai thác khác nhau vì vậy dữ liệu độc lập với ứng dụng, không phụ thuộc vào bài toán cụ thể, phương tiện lưu trữ và xử lý

Tính không dư thừa: không được lưu trữ những dữ liệu trùng lặp hay những thông tin có thể dễ dàng tính toán từ dữ liệu khác