Cửa hàng hoa Zavy là một doanh nghiệp mới thành lập .

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cây cảnh và các vật dụng phục vụ trang trí nội thất và nhu cầu giải trí .

Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí , mua bán rất mất nhiều thời gian , công sức mà độ chính xác không cao , điều này nhiều khi gây thiệt hại cho công ty.

Ngày nay cửa hàng muốn hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty.

Hoạt động kinh doanh của cửa hàng hoa chủ yếu diễn ra 2 quá trình :

1) Quá trình nhập hàng

Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC)  với các mặt hàng , chủng loại hàng  khác nhau: hoa lụa, cây cảnh ,….Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết về các mặt hàng : Báo giá ……Sau khi thoả thuận cửa hàng sẽ  tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC . Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã thoả thuận giữa cửa hàng và NCC .

Khi nhận hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng thì lập hoá đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi  để thanh toán tiền với NCC, ngược lại thì sẽ có thông tin phản hồi với NCC.

Sau khi nhận hàng bộ phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồng thời  lập chứng từ nhập kho và cập nhật danh mục hàng  vào sổ nhập kho.

2) Quá trình bán hàng

          Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng, nhân viên sẽ gửi báo giá các mặt hàng cho khách hàng .Sau khi thống nhất , nếu đồng ý khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,Fax, telephole…. Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận và cập nhật vào sổ khách hàng sau đó chuyển cho bộ phận quản lí kho , đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng . Dựa trên các thông tin trong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng thi lập chứng từ xuất kho và cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho , sau đó chuyển hàng cho bộ phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách . Ngược lại thì trình lãnh đạo để có kế hoạch nhập hàng về .

Bộ phận bán hàng, khi nhận được hàng từ kho sẽ kiểm tra hàng và lập hoá đơn bán hàng  đồng thời thực hiện giao hàng đến tận nơi cho khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu .

Bộ phận kế toán khi nhận được yêu cầu thanh toán sẽ lập phiếu thu  để thực hiện thanh toán với khách hàng .

          3) Giải quyết sự cố