Kho prompt mẫu cho hành chính văn phòng
| Loại công việc | Công cụ | Mẫu prompt | Hướng dẫn tạo prompt |
| Soạn thảo công văn | Word | Soạn công văn về {chủ đề}, trình bày theo mẫu hành chính chuẩn, có quốc hiệu – tiêu ngữ – số văn bản – căn cứ – nội dung – nơi nhận. | Nêu rõ mục đích, đối tượng nhận, yêu cầu định dạng văn bản nhà nước. |
| Thông báo nội bộ | Outlook/Teams | Soạn thông báo nội bộ về {vấn đề}, ngắn gọn – dễ hiểu, nêu hiệu lực, phạm vi áp dụng và yêu cầu nhân viên thực hiện. | Xác định nhóm nhận, thêm FAQ và đường dẫn tài liệu liên quan. |
| Quy trình nội bộ (SOP) | Word/PowerPoint | Soạn SOP cho quy trình {x}: mục tiêu, phạm vi, bước thực hiện, biểu mẫu, trách nhiệm và kiểm soát. | Yêu cầu mô tả rõ từng bước, thêm hình minh họa hoặc sơ đồ. |
| Lập kế hoạch công việc tuần | Excel/OneNote | Tạo bảng kế hoạch công việc tuần: nhiệm vụ, ưu tiên, người phụ trách, deadline, trạng thái. | Xác định thứ tự ưu tiên và tiêu chí đánh giá hoàn thành. |
| Ghi biên bản họp | Word/OneNote | Soạn biên bản cuộc họp {tên cuộc họp}: thời gian, người tham dự, nội dung thảo luận, quyết định, action items. | Yêu cầu phân nhóm nội dung và đánh dấu rõ người chịu trách nhiệm. |
| Quản lý tài sản – thiết bị | Excel | Tạo bảng theo dõi tài sản: mã tài sản, tình trạng, ngày mua, người sử dụng, lịch bảo trì. | Yêu cầu cột cảnh báo bảo trì và filter theo phòng ban. |
| Đặt lịch – tổ chức sự kiện | Outlook | Soạn email mời họp/sự kiện {x}: thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung chính, yêu cầu chuẩn bị. | Nêu rõ agenda và yêu cầu RSVP. |
| Soạn hợp đồng dịch vụ | Word | Soạn hợp đồng dịch vụ cơ bản gồm các mục: đối tượng, phạm vi, thời hạn, chi phí, nghiệm thu, thanh toán, trách nhiệm các bên. | Yêu cầu định dạng hợp đồng chuẩn và thêm điều khoản tùy chỉnh. |
| Lập biểu mẫu nội bộ | Word/Excel | Tạo biểu mẫu {tên biểu mẫu}: trường thông tin, hướng dẫn điền, chữ ký phê duyệt. | Làm rõ mục đích biểu mẫu và các trường bắt buộc. |
| Quản lý công văn đến/đi | Excel | Tạo sổ theo dõi công văn đến/đi: số văn bản, ngày nhận/gửi, cơ quan, trích yếu, trạng thái xử lý. | Yêu cầu lọc theo ngày hoặc đơn vị gửi. |