Xây dựng kế hoạch gắn kết các bên liên quan cho dự án ứng dụng chuyển đổi số tại YKK Việt Nam

Bối cảnh:

YKK Việt Nam đang triển khai một dự án chuyển đổi số toàn diện nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dự án kéo dài 2–3 năm, bao gồm việc ứng dụng ERP, IoT trong sản xuất, phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình. Để thành công, dự án cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nội bộ, đối tác công nghệ, nhà cung cấp, khách hàng chiến lược, cơ quan quản lý và đội ngũ nhân sự.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ xây dựng một kế hoạch gắn kết các bên liên quan rõ ràng, minh bạch và hiệu quả, đảm bảo dự án đạt tiến độ, chất lượng và tạo giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Bài tập:

1. Liệt kê các nhóm bên liên quan và nhu cầu/ảnh hưởng của từng nhóm.
2. Gợi ý khung kế hoạch gồm:
   • Mục tiêu
   • Kênh liên lạc
   • Tần suất tương tác
   • Phương thức phản hồi
3. Viết mô tả ngắn (~150 từ) giới thiệu kế hoạch để dùng trong proposal hoặc truyền thông nội bộ.

2. Phân tích dữ liệu định lượng từ khảo sát đầu khoá học

Từ khảo sát đầu khoá học. Xử lý làm sạch dữ liệu

1. Phân nhóm theo phòng ban tham gia khảo sát
2. Đánh giá nhu cầu mong muốn học tập nhiều nhất
3. Sử dụng công cụ nào nhiều cho công việc

3. Tổ chức sự kiện công bố giai đoạn 1 của Dự án Chuyển đổi số Doanh nghiệp

rong xu thế toàn cầu hóa và chuyển đổi số mạnh mẽ, YKK Việt Nam xác định chuyển đổi số là chiến lược trọng tâm nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất, tối ưu hóa quy trình và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Với tầm nhìn “Đổi mới để phát triển bền vững”, YKK đã khởi động Dự án Chuyển đổi số Doanh nghiệp từ đầu năm 2026, hướng đến việc ứng dụng công nghệ số trong mọi hoạt động: từ quản trị nội bộ, sản xuất, chuỗi cung ứng đến chăm sóc khách hàng.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ toàn bộ khâu lên kế hoạch sự kiện, truyền thông và hậu cần.

Bài tập:

1. Nhờ CopilotChat gợi ý timeline tổ chức chi tiết trong 8 tuần (từ chuẩn bị đến hậu sự kiện).
2. Soạn mẫu thư mời chuyên nghiệp gửi cho các đối tác quốc tế.
3. Yêu cầu COPILOT viết bài giới thiệu sự kiện để đăng trang chủ hoặc gửi cho báo chí.

4. Tự động hóa biên bản họp định kỳ của nhóm dự án số hóa

Bối cảnh:

Mỗi tuần nhóm dự án họp 2 buổi về tiến độ số hóa, xử lý metadata, và phối hợp với các đối tác kỹ thuật. Biên bản hiện do một thư ký tổng hợp thủ công từ file ghi chú, mất nhiều thời gian và dễ thiếu sót.

Biên bản họp

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để tạo quy trình tự động hóa: nhập nội dung thô → trích xuất ý chính → biên bản định dạng chuẩn.

Bài tập:

1. Dán nội dung cuộc họp (ghi chú thô) vào COPILOT và yêu cầu: xác định các mục “Nội dung trao đổi – Kết luận – Việc cần làm – Người phụ trách – Deadline”.
2. Nhờ COPILOT tạo mẫu biên bản họp thống nhất (template có thể tái sử dụng).
3. Viết tóm tắt ngắn (~3 câu) để đưa vào email gửi đội nhóm sau họp.

5. Kiểm soát chi phí và lập báo cáo tài chính cho dự án số hóa doanh nghiệp YKK

Bối cảnh:

Dự án số hóa Doanh nghiệp YKK có nhiều nguồn chi (mua thiết bị, thuê nhân lực số hóa, chi phí phần mềm, đối tác kỹ thuật). Việc tổng hợp chi phí theo từng hạng mục vẫn đang được thực hiện thủ công bằng Excel. Báo cáo định kỳ phải nộp hàng quý cho Tổng công ty. Việc phân loại, thống kê, và lập biểu mẫu thường mất nhiều ngày.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ xây dựng khung theo dõi ngân sách – phân loại chi phí, phát hiện chi bất thường, và gợi ý nội dung báo cáo tài chính rõ ràng, dễ hiểu.

Bài tập:

1. Yêu cầu CopilotChat gợi ý danh mục các hạng mục chi phù hợp với dự án số hóa tài liệu.
2. Nhờ COPILOT đề xuất cách trình bày báo cáo tài chính quý theo mẫu bảng.
3. Soạn phần mô tả tóm tắt (3–5 dòng) về tình hình sử dụng ngân sách để đưa vào báo cáo gửi cấp trên.

6: Hỗ trợ tuyển dụng Lễ tân

Bối cảnh:

Bối cảnh tuyển dụng

Trong giai đoạn YKK Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, hình ảnh chuyên nghiệp tại văn phòng Tổng công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với đối tác, khách hàng và ứng viên. Lễ tân không chỉ là vị trí tiếp đón mà còn là đại diện thương hiệu, đảm bảo sự vận hành trơn tru của các hoạt động hành chính và hỗ trợ giao tiếp nội bộ.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ soạn tin tuyển dụng, lọc CV, thiết kế bộ câu hỏi phỏng vấn linh hoạt và soạn email phản hồi.

Bài tập:

1. Nhờ COPILOT viết mô tả công việc rõ ràng, hấp dẫn và thân thiện.
2. Gửi mẫu CV, nhờ COPILOT đánh giá và gợi ý ưu – nhược điểm ứng viên.
3. Soạn 3 câu hỏi phỏng vấn tình huống và gợi ý cách đánh giá trả lời.

7. Giám sát tin tức, truyền thông liên quan đến YKK

Bối cảnh:

Bạn là cán bộ truyền thông nội bộ, được giao theo dõi các bài viết, bài báo, phản hồi người dùng và bình luận mạng xã hội liên quan đến YKK. Mục tiêu là nắm bắt nhận định công chúng, phát hiện kịp thời các bài viết có ảnh hưởng tiêu cực hoặc cơ hội hợp tác truyền thông.

Mục tiêu:

Sử dụng CopilotChat để hỗ trợ tổng hợp và tóm tắt tin tức, phân tích xu hướng và hỗ trợ chuẩn bị phản hồi nếu cần.

Bài tập:

1. Nhờ COPILOT tổng hợp 5 bài viết gần đây (bạn dán nội dung), trích xuất nội dung chính và tông giọng (tích cực/trung lập/tiêu cực).
2. Nhờ COPILOT gợi ý một bản tin nội bộ (~150 từ) cập nhật tình hình truyền thông.
3. Viết một phản hồi lịch sự nếu có một bình luận công kích/hiểu nhầm YKK ( theo các thư khiếu nại).